根据《关于印发xg111net代理商内设机构职责和人员编制方案的通知》（闽师专人〔2015〕2号）文件，办公室工作主要包括：参谋辅助、起草文件、撰写材料、政策咨询、调查研究、信息处理、综合协调、督查督办、公文处理、信访办理、会议组织、服务接待、印信管理、机要保密、档案管理、外事联络等。
一、工作职责
1．负责牵头编制学校事业发展规划，起草印发学校工作计划、报告、总结、决议等重要文件函件和领导讲话文稿。
2. 负责做好校党委和行政的各种会议、重要活动和工作日程安排，牵头组织协调全校性会议和重要活动。综合协调学校各部门之间的工作，检查、督办和反馈有关决议、决定和重要事项的落实情况。
3．负责学校机要和文件管理，做好公文收发、传阅、批办、清退、缮印、归档等工作。负责学校行政印章和校长名章管理，机构代码证、法人证管理，校内各部门公章刻制审核工作。
4．负责学校内网办公平台管理。协助做好舆情信息工作，收集、整理和报送工作动态信息，编印学校年鉴等重要资料。
5．负责牵头做好学校保密、校务公开、计划生育等工作，配合做好离退休干部、教职工工作。
6．负责学校信访、外事、对外联络协调、接待、值班安排、机要邮寄、文件交换传递、法律顾问等事务性工作。
7．负责学校综合档案室、校史馆的建设和管理，学校行政办公用房、会议室调配和管理。
8．完成上级和学校交办的其他任务。
二、工作分工
（一）主任
全面主持办公室工作，全面协调四校区有关行政事务。
（二）副主任
1.协助主任围绕学校重点工作，做好信息收集与调研等工作，提出科学、合理的建议。
2.协助主任协调上级单位和部门、校区间、各部门间的工作，检查、督办和反馈有关决议、决定和重要事项的落实情况。
3.协助主任做好办公室政治学习、思想教育、人员考核等工作。
4.负责安排学校领导外出活动，接待来访的领导和来宾；负责学校行政事务接待工作。
5.协助主任指导办公室规范化管理与建设。
6.协助主任批示公文的初步处理意见。
7.完成领导交办的其它任务和办公室临时性应急任务。
（三）文秘岗位A
1.负责编制学校事业发展规划，起草学校工作计划、报告、总结、决议等重要文件、函件和领导讲话文稿。
2.负责起草向上级部门和有关单位报送的文件和方案。
3.负责起草校有关规章制度和汇编工作。
4.负责编纂学校年鉴、行政工作大事记等重要资料。
5.负责做好办公室政治学习、思想教育等相关科务工作安排及会议记录。
6.完成领导交办的其它任务和办公室临时性应急任务。
（四）文秘岗位B
1.负责做好校党委会、校长办公会会议记录、会议纪要工作，协助主任做好议定事项督办、反馈、落实情况汇总工作。
2.负责上级领导和重要客人来访时的讲话记录和整理；做好大型活动（会议）的记录和新闻报道等工作。
3.负责做好公文（含政务内网、机要件等）收发、传阅、
督办、归档等。
4.协助起草向上级部门和有关单位报送的文件和方案。
5.在主任、副主任指导下熟悉办公室其他岗位工作内容，协助完成其他岗位工作任务。
6.完成领导交办的其它任务和办公室临时性应急任务。
（五）文书档案岗位A
1.负责收集党委会、校长办公会会议议议题，编制每周工作安排。
2.负责做好学校对内对外各种公文的编号登记与管理工作。做好机密材料的登记、传阅、清退等工作。
3.负责统筹规划综合档案室的管理。做好学校综合性档案及重要材料的接收、整理、分类、统计、归档、保管与查阅登记等工作。
4.负责学校行政印章和校长名章、出具便函与证明，机构代码证与法人证的年检与管理，校内各部门公章刻制办理和审核工作。
5.负责光禄坊校区的日常性工作的对接、处理、汇报工作。
6.完成领导交办的其它任务和办公室临时性应急任务。
（六）文书档案岗位B
1.负责校史馆的讲解与管理工作，组织开展新生校史校情教育活动，培育学生讲解员。
2.建立校友会工作制度、收集校友信息数据库，完善校友会工作。
3.协助做好综合档案室的管理工作，包括学校综合性档案及重要材料的接收、整理、分类、统计、归档、保管与查阅登记等工作。
4.协助主任做好各类会议的会务安排。
5.在主任、副主任指导下熟悉办公室其他岗位工作内容，协助完成其他岗位工作任务。
6.完成领导交办的其它任务和办公室临时性应急任务。
（七）综合岗位A：
1.制定学校团组出访、考察计划并负责具体工作的实施；负责外籍文教专家的日常管理工作；负责学校其他外事活动的协调与安排。
2.负责报销、值班安排、计划生育、安保检查等工作。
3.负责校领导及旗山校区办公室分保管工作；负责办公室办公用品的零星购置、领用及办公设备的管理维护工作。
4.负责行政办公用房的分配与调整工作；各部门办公设备的配备与审核工作。
5.负责甘蔗校区的日常工作的对接、处理、汇报工作。
6.完成领导交办的其它任务和办公室临时性应急任务。
（八）综合岗位B：
1．负责办公室网站建设、信息发布与管理维护工作。
2．负责校务公开工作（校务公开栏更新、书记校长信箱的查看、督办与回复工作、迎检等），负责信访工作（规范程序、建立台账、跟踪落实）。
3.负责全校性综合统计数据的收集、整理和填报上传工作。
4.负责各会议室的调配和管理、电子显示屏管理；负责各种会议和重要活动的通知，做好短信平台管理。
5.负责仓山校区的日常性工作的对接、处理、汇报工作。
6.完成领导交办的其它任务和办公室临时性应急任务。
（九）机要员兼司机：
1.认真学习交通法规，遵守交通规则，文明安全驾驶。
2.负责所驾车辆的日常维护、保养、保洁，确保车辆运
行状态良好。
3.按规定做好车辆年度检验、检修工作。
4.严格按照派车制度，负责车辆管理与调度。
5.负责各类文件、机要函件的领取及学校交付的有关对外报送资料的传递。
6.完成学校领导和办公室交办的相关工作。
